企業租賃列印設備經常會遇到的 10 大問題

企業在處理租賃列印設備的過程中，需要考量到很多不同面向的問題，包括公司整體需求評估、老闆設定的成本上限、以及各部門的特殊需求…等等，林林總總加起來問題可能多達數十甚至上百個，為了讓採購人員能更快速掌握租賃列印設備的評估要點，松濤影印機租賃專家將各式各樣的問題濃縮提煉，歸納出 10 個大方向，一起來看看有哪些吧！

問題一：每月影印 / 列印量？

在開始著手接洽列印設備租賃商前，想必採購人員們一定會先上網做一下功課，看看到底有哪些可以選擇的方案，雖說市面上租賃方案五花八門，但最「基本」的評估重點，肯定就是「到底公司每個月會印幾張？」，然而這個問題若要以量化方式評估，最簡單的方式就是先抓出公司每個月的「影印 / 列印」總量，以目前市面上影印機租賃服務對列印量的評判標準來說，小型企業大約會落在1,000 張黑白 / 50 張彩色；而中型企業約在 3,000 張黑白 / 500 張彩色，至於大型企業的月使用量則在 10,000 張黑白 / 1000 張彩色以上這樣的規模。

透過檢視每月影印 / 列印量除了可以大略抓出每月使用成本與單張列印成本外，也能進一步估算出公司需租賃幾台影印機，從前面提到的標準來看，小型企業一台即可滿足，中型企業建議租賃 5 台左右，至於大型企業則需要至少 10 台以上。除此之外，辦公室的人員與格局也得一併納入考量－像是辦公環境是否跨樓層，每個部門的人數…等，藉此達到更精細的估算。值得一提的是，若公司每月列印量偏大而且使用者眾多，那小編會建議挑選列印速度較快的高階機種，以提升整體的作業效率。

問題二：黑白列印為主？或是也有彩色列印的需求？

辦公室裡的文件列印多半以黑白為主，彩色為輔，因此在每月的總印量中，彩色往往只有黑白的 1/10 甚至更低，但實際上也有許多特定的行業－例如廣告設計、企劃、出版…等，對彩色列印的需求相當高，甚至有彩色列印多過黑白的狀況。

據了解，一般企業列印彩色文件的比例偏低，主因在於單張列印成本較高，若以業界平均價格來計算，雷射彩色列印一張為 4 塊左右，噴墨單張則約 2.648 元，因此彩色列印需求較高的企業多半會採用噴墨機種，而且噴墨機種除了成本低之外，列印出的成品在大區域的漸層表現會更平滑，色彩呈現也更接近原稿。

問題三：老闆很刁成本，還有哪些地方可以省錢？

企業採購的績效多半來自大家常聽到的「Cost Down」，因此從企業營運的角度出發，節省成本無疑是評估影印機租賃的一大重點！在凡事都要省的情況下，除了最顯而易見的單張列印成本與租賃設備的月租費外，「耗電量」也是很值得關注但卻經常被忽略的一環，主因在於，列印設備處於全時開機狀態，長期累積下來的電費真的很可觀！

以目前常見的雷射影印機為例，雖說在待機時的耗電量並不算太高，但在列印運作時因為需要加熱至 200 度以上，所以瞬間耗電量會提升至 1500W，差不多等同於吹風機、電熱水瓶與微波爐的使用功率，對於有頻繁列印需求的企業來說，每年的成本真的不少，也建議大家在選擇影印機租賃時，可以再留意一下所選設備的功耗。

問題四：鄰近影印機的座位沒人想坐，還得搭配空氣清淨機？

在公司裡，影印機通常會設置在與員工座位區有一定距離的位置，主要原因是雷射影印機在運作時，會因機器加熱而產生臭氧、廢氣的異味，甚至有碳粉微粒外洩的狀況，這些都有可能會影響到員工的健康，正因為這樣，靠近影印機旁的位置通常都不太會有員工想坐，或是得額外採購空氣清淨機來改善辦公室的空氣品質。關於這點，建議企業採購人員在選擇租賃設備時，可以進一步詢問業務人員是否有對應的改進方案。此外，為了避免上述問題，也建議企業透過換約時同步升級更新式的設備，更能避免這些健康上的隱患。

問題五：列印品質需要注意哪些重點？

對企業而言，使用列印設備最基本的要求當然是內容的清晰度，以文字來說，列印出的字體是否夠銳利，較小的字級是否能清晰辨識，尤其是像合約、報價單上的數字，更是不容絲毫模糊或誤判的空間；此外，與盤點、統計相關的條碼列印，更是仰賴好的列印效果，而這些也都會是企業在選擇租賃設備時需要考量的重點。

問題六：列印控管的問題？

另一個相當重要的問題就是「列印控管」，尤其是使用者眾多、部門結構繁雜的企業，更需要一套完整的列印控管機制，而目前比較常見的就是所謂的「靠卡列印管理」，透過公司的識別證來進行身份認證，藉此控管個別員工的列印張數、控管使用者可列印黑白或彩色，甚至也能做到成本的計算與部門分帳…等進階管理，上述這些設定都是在洽談設備租賃時可以再額外加購的服務。

問題七：除了基本的列印/影印，是否有其他需求？

目前可租賃的影印機種多半能整合更豐富的功能，除了基本的影印與列印外，傳真也是基本功能之一，而新款的機種甚至還提供可擴充的傳真與網路介面，可讓同一台影印機支援多個傳真線路，或區分內、外網的連結應用，提供企業更具彈性的使用方式。

此外，可支援大量批次文件掃描的「自動送稿機」也是很多新款影印機的基本配備，而每月印量超過 1 萬張的客戶，也能透過租賃廠商額外選配更專業的分頁裝訂器，大幅提升作業效率。

問題八：後續的維護與保修是否包含在租賃合約內？

對於一般事務設備的採購，售後服務多半會有一定的保固年限，但若是以租賃方式取得列印設備，相關的售後服務都會是「標準配備」，其中包括定期保養、故障維修、使用操作上的教學與技術諮詢，這類服務每一家廠商看起來雖大同小異，但比較需要注意的是「服務反應時間」，包括叫修後的回覆與實際維修後的復機時間，都會是在洽談時得特別詢問的。

問題九：是否有最短租期限制？

影印機租賃合約是否有時間上的限制，也是很值得關注的重點，不過就業界現況來說，會提供所謂「最短租期」服務的方案，通常都是租賃狀況較差的二手機，一般是短期活動或臨時辦公室需求，才會採用這種短期租賃的方案，而時間則是以一個月起跳。若是以一般原廠提供的新機租賃方案來洽談，最短的租期則是一簽五年。

問題十：不容易壞的機器，才是好機器？

雖說以租賃方式取得影印機就不會有額外的保固維修成本（如前面提到，都已包含在租賃合約內），但設備若遇到故障停機，意味著企業生產力會受到影響，所帶來的有形及無形損失可說是難以估計，因此無論是選擇何種方案、導入哪一種機型，設備的「穩定性」都是至關重要的。

以目前最常見的雷射影印機來說，由於機體內部的結構較複雜，需要維護的零件眾多，再加上機器本身需要透過加熱高溫轉印的方式才能完成文件列印，因此對機器的耗損較大，也需要花費大量時間進行後續的維護。



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